Checklisten erstellen

In diesem Artikel möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie schnell und bequem Checklisten bzw. Prüflisten anlegen können. 

Schritt 1: Ordner anlegen


Damit Sie Checklisten anlegen können, müssen Sie erstmalig einen Ordner angelegt haben. Durch diesen Schritt werden Ihre Listen von Beginn an geordnet. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es Sinn macht, die Ordner nach den jeweiligen Kunden, Projekten oder Fachgebieten zu benennen.



Klicken Sie auf den Button + Ordner anlegen



Wählen Sie einen Namen aus und drücken Sie auf Speichern.

Schritt 2: Prüfliste anlegen


Über einen Klick auf + Prüfliste anlegen, können Sie nun eine neue Checkliste anlegen. Alternativ haben Sie die Möglichkeit über + Ordner anlegen einen neuen Unterordner zu erstellen.


Schritt 3: Allgemeine Einstellungen der Prüfliste


Bevor Sie Prüfpunkte hinzufügen empfiehlt es sich, zuerst die allgemeinen Einstellungen der Prüfliste zu setzen.


Allgemeine Einstellungen


1) Name der Prüfliste: Wie soll Ihre Liste heissen? Hier können Sie den Namen eintragen.Natürlich können Sie ihn nachträglich noch ändern.

2) Häufigkeit der Prüfung: Stellen Sie hier ein, wie oft die ausgewählte Prüfliste durchgeführt werden soll. Dies dient in erster Linie der Orientierung, denn in weiteren Updates wird es eine Erinnerungsfunktion geben. Sie können natürlich auch häufiger eine Prüfung durchführen, als hier angegeben.

3) Bewertungssystem: Welches Bewertungssystem soll verwendet werden? Diese Einstellung können Sie hier vornehmen. Um ein eigenes Bewertungssystem nutzen zu können, müssen Sie dieses erst unter Einstellungen > Bewertungssystem anlegen. WICHTIG: Das Bewertungssystem kann nachträglich nicht mehr geändert werden!

4) Anzahl der Prüfpunkte: 
Hier können Sie angeben, wie viele Prüfpunkte bei einer Messung zur Kontrolle angezeigt werden sollen.

Beispiel: Sie haben 100 Prüfpunkte in Ihrer Checkliste, möchten aber nur 10 kontrollieren, dann tragen Sie in diesen Feld 10 ein. Wenn Sie den Zufallsgenerator nutzen, bekommen Sie 10 zufällig aufgewählte Prüfpunkte angezeigt.

5) Zufallsgenerator verwenden: Qualitätsprüfungen können "fairer" gestaltet werden, wenn man vorher nicht weiss, was kontrolliert wird. Für diesen Zweck haben wir den Zufallsgenerator entwickelt. Dieser gibt Ihnen eine zufällig ausgewählte Anzahl an Prüfpunkten heraus. 

6) Beschreibung: Unter Beschreibung können Sie noch einen Text hinterlegen. Dies kann z.B. eine besondere Prozedur sein, die bei den Kontrollen eingehalten werden muss (z.B. bei Ex-Zonen, sensiblen Bereichen oder Anmeldeverfahren bei Kunden). 

7) Prüfpunkte: In dieser Tabelle werden Ihnen Ihre Prüfpunkte in tabellarischer Form angezeigt.

8) + Prüfpunkt hinzufügen: Mit einem Klick auf + Prüfpunkt hinzufügen, können Sie Prüfpunkte Ihrer Checkliste hinzufügen. 

Schritt 4: Prüfpunkte hinzufügen


Kern von 4-check sind die Prüfpunkte - das sind die Punkte, die bei Ihren Kontrollen geprüft werden sollen. Durch einen Klick auf + Prüfpunkt hinzufügen gelangen Sie zu einem neuen Fenster, indem Sie Ihre Prüfpunkte definieren können.


Prüfpunkte auswählen


Nun können Sie Prüfpunkte aus den Vorlagen auswählen oder unter Benutzerdefiniert selbst erstellen.

Aus Vorlagen wählen


1) Vorlagen / Benutzerdefiniert: Wenn Sie Vorlagen ausgewählt haben, bekommen Sie eine Auswahl von Prüfvorschlägen angezeigt, siehe 6). Durch einen einfachen Klick auf einen der Vorschläge, können Sie diesen Ihrer Liste hinzufügen.

Alternativ können Sie unter Benutzerdefiniert eigene Prüfpunkte erzeugen.

2) Kategorien: Aus einer umfangreichen Datenbank können Sie fachspezifische Prüfvorschläge auswählen.

3) Unterkategorie: Um die unzähligen Prüfvorschläge besser verwalten zu können, bietet 4-check die Möglichkeit an, aus Unterkategorien wählen zu können.

4) Titel: Zeigt Ihnen den Arbeitstitel an.

5) Suchen: Durch die Suchfunktion können Sie gezielt nach Themen suchen.

6) Übersicht: Hier werden Ihnen die Prüfpunkte angezeigt, die zur Auswahl stehen.

Wenn Sie die Prüfpunkte ausgewählt haben, erscheint ein Harken, bestätigen Sie mit OK und die Punkte werden Ihrer Liste hinzugefügt.



Benutzerdefinierte Prüfpunkte


Natürlich müssen Sie keine Prüfvorschläge verwenden, sondern können eigene Prüfpunkte definieren. Wählen Sie dazu Benutzerdefiniert aus. Anschliessend wählen Sie eine Kategorie. WICHTIG: Möchten Sie eine eigene Kategorie definieren, müssen Sie diese zuerst unter Einstellungen > Kategorien selbst erstellen. Dieser Schritt ist notwendig, da über die Kategorie und den Titel die Statistik erzeugt wird. 

Im Feld Beschreibung bietet es sich an, den Arbeitsschritt festzulegen. Die beiden Freitextfelder können beliebig befüllt werden.

Durch einen Klick auf OK wird Ihr Prüfpunkt der Liste hinzugefügt.


Fertig! 


Sie haben nun erfolgreich Ihre Prüfliste (Checkliste) erstellt. Bestätigen Sie zum Schluss alles mit Speichern.


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